Diseñar Guiones Gráficos es un ejercicio para evitar que las personas inicien y celebren reuniones sin un diseño explícito.

La estructura liberadora «Diseñar Guiones Gráficos» parece extraña cuando la lees por primera vez. Hasta que te das cuenta de que está diseñado específicamente para ayudar a los grupos a aprovechar mejor su tiempo juntos.

Ayuda a pensar deliberadamente en cómo un grupo quiere pasar tiempo juntos para lograr su propósito de la manera más efectiva.

Las causas más comunes de reuniones disfuncionales pueden eliminarse: propósito poco claro o falta de uno común, pérdida de tiempo, participación restrictiva, voces ausentes, pensamiento único y participantes frustrados. El proceso de diseño de un guion gráfico extrae un propósito que se vuelve más claro a medida que se combina con microestructuras congruentes.

Los guiones gráficos invitan a los participantes del diseño a definir cuidadosamente todos los elementos de microorganización necesarios para lograr su propósito: una invitación estructurante, espacio, materiales, participación, configuraciones de grupo y facilitación y asignaciones de tiempo. Los guiones gráficos evitan que las personas inicien y celebren reuniones sin un diseño explícito.

Facilita el diseño y la estructuración de las reuniones para que sea una responsabilidad compartida, y no algo que se delegue a un facilitador externo, un presidente o un gerente. Si bien puede ser demasiado metafórico, efectivamente brinda a los grupos una estructura sobre cómo estructurar sus interacciones.

Los buenos diseños producen resultados mejores de lo esperado al descubrir fuentes de innovación tácitas y latentes.

Cuatro Elementos Estructurales

1. Invitación de estructuración

• Invite a un equipo de diseño (un subconjunto representativo del grupo) para crear un plan detallado, que incluya señales visuales, sobre cómo interactuarán los participantes para lograr su propósito.

2. Cómo se organiza el espacio y los materiales necesarios

• Una pared abierta con papel tapiz o hojas de rotafolio
• Post-it
• Un guion gráfico en blanco (crear una hoja de cálculo)

3. Cómo se distribuye la participación

• Todos los involucrados en el diseño y la planificación de la reunión tienen la misma oportunidad de contribuir
• 1-2-4 Todos en ciclos rápidos para cada paso a continuación

4. Secuencia de pasos y asignación de tiempo

• Aclare el propósito de su trabajo conjunto (utilice Nueve Por Qué si es necesario). 2 a 5 min.
• Describa el enfoque estándar o la microestructura que normalmente usaría para esta sesión (incluido quién está presente normalmente) y evalúe cómo tiene éxito y falla en lograr el propósito declarado. 5 a 10 min.
• Vuelva a examinar y fortalezca la declaración de propósito si es necesario. 2 a 5 min.
• Vuelva a examinar y decida quién necesita participar o estar involucrado. 2 a 5 min.
• Haga una lluvia de ideas sobre microestructuras alternativas (tanto estructuras convencionales como liberadoras) que podrían lograr el propósito. Determine si el propósito se puede lograr en un solo paso. Si no, ¿cuál debe ser el propósito del primer paso? Continúe con el primer paso solamente. 5 a 10 min.
• Determinar qué microestructuras son las más adecuadas para lograr el propósito; elija uno más. 2 a 10 min.
• Decida quién será invitado y quién facilitará la reunión. Ingrese todas sus decisiones en el guión gráfico en blanco. 2 a 10 min.
• Determine las preguntas y el proceso que usará para evaluar su diseño (p. ej., ¿logró el diseño los resultados deseados? ¿El grupo trabajó en conjunto de manera productiva? ¿Parece posible algo nuevo ahora? Usar qué, entonces qué, ahora qué) 2 a 5 min.
• Si se necesitan varios pasos, consulte con el equipo de diseño y organice una reunión para trabajar en un Guion de Gráfico de diseño avanzado. 5 a 10 min.

Ejemplo de hoja de cálculo

Propósitos y Objetivos

• Evocar un propósito que sea claro para todos
• Hacer que el trabajo en las reuniones sea productivo y agradable para todos
• Dar a todos la oportunidad de hacer contribuciones
• Fomentar la sinergia entre los participantes
• Ayude a todos a encontrar su rol haciendo visible el proceso de diseño
• Revelar las debilidades de la práctica actual y dar un paso adelante
• Aprovechar todas las fuentes de conocimiento para la innovación (explícito, tácito, latente/emergente)

Consejos

• Anime y juegue seriamente con iteraciones rápidas; repite y profundiza tu diseño
• Como mínimo, trabaje en parejas (un segundo par de ojos y oídos realmente ayuda) o en grupos pequeños
• Use íconos y bocetos para desarrollar rápidamente una comprensión compartida e ideas procesables
• Incluya siempre un informe de diseño (¿Qué, y qué, y ahora qué?)
• No escatimes en el tiempo necesario para generar un buen diseño. Un buen diseño reducirá el tiempo de reunión perdido mucho más de lo que se tardó en crearlo. Un mal diseño generará frustración