6 Consejos para hacer reuniones virtuales efectivas
Te compartimos 6 consejos para hacer reuniones virtuales que te servirán en el manejo de tus equipos en espacios remotos. Una de las grandes claves para poder manejar correctamente equipos a la distancia, es la comunicación.
Esto implica elegir las mejores herramientas, saber qué temas ameritan una reunión y cada cuanto realizarlas y en especial, cómo lograr que la reunión cumpla con lo pactado.
1. Determinar el objetivo concreto de la reunión
Las reuniones se hacen, justamente, porque hay algo que es necesario comunicar, informar o compartir de manera grupal. Esta puede ser para referirse a un trabajo en específico, determinar consideraciones generales de la empresa o para que los integrantes del equipo se conozcan entre ellos.
Sea cuál sea, es fundamental determinar ese objetivo antes de llamar a los trabajadores a la reunión. En ese sentido, fija un temario o guía sobre los puntos a tocar, y así evitar dispersiones.
2. Tener una duración estimada de la reunión y bien definidos los tiempos de cada tema
La organización lo es todo en cualquier trabajo. Pero mucho más cuando se trata de manejar equipos remotos, por las particularidades de esta modalidad, se necesita de un orden y una comunicación fluida si se quiere alcanzar el éxito.
Por esto, hay que determinar la duración de la reunión, y la cantidad de minutos que vas a destinar a tratar cada tema. También se debe incluir un tiempo para que cada interlocutor pueda dar su opinión o compartir su balance.
3. Avisar con la anticipación necesaria
Un equipo de trabajo a distancia puede estar formado por personas en el mismo país, o de otros sitios del mundo. Justamente por esto, es que puede implicar diferencias de horarios importantes.
Cuando se planea una reunión virtual, se debe avisar con tiempo a quienes participarán, para que puedan agendar la fecha y el horario que le corresponde desde dónde estén. Tenga en cuenta que muchos trabajadores remotos pueden no serlo de manera exclusiva, trabajar en otros sitios o tener responsabilidades familiares, por ello es fundamental avisar por lo menos con una semana de anticipación de la reunión.
4. Definir una plataforma para comunicarse
Una vez definidos todos los puntos anteriores, es necesario que se defina por cuál plataforma ese efectuará la conversación. Muchas veces, cada trabajador remoto suele tener una preferida y por allí se comunica a diario con su jefe de equipo.
Pero, lógicamente, para una reunión grupal, se deberá priorizar una, que apunte a una buena calidad de imagen y sonido. Algunas de nuestras recomendadas son: Zoom, Slack o Twist, que permiten varios interlocutores a su vez, sin mayores problemas.
Siempre hay que recordarles a quienes vayan a participar, que revisen con anterioridad si funcionan de manera óptima las cámaras, micrófonos e internet.
5. Saber mediar entre los interlocutores
La idea de una reunión, al margen de que esté iniciada por el jefe de equipo, es que cada integrante pueda aportar su punto de vista sobre lo hablado. No obstante, esto debe hacerse de manera ordenada y por turnos.
Por eso, será crucial el rol del jefe de equipo, que dará la palabra y hasta puede medir el tiempo de participación de cada una de las personas, para evitar dilatar el tiempo con cosas que quizás carecen de importancia. Por supuesto que debe mantenerse un ambiente tranquilo y cordial, pero bien regido.
6. Evitar las reuniones multitudinarias
Si los objetivos de la reunión están bien definidos, posiblemente no sea necesario que de la reunión participen las diez o veinte personas que forman parte del equipo de trabajo remoto. Cuantos menos participantes se pueda tener, mejor, pues seguramente resultará mucho más productivo, nadie se pisará para hablar y será más fácil armar un balance de lo charlado.
Manejar equipos de trabajo remoto es una gran ventaja si se sabe cómo hacerlo. Y en ese entramado complejo que significa la modalidad de trabajo virtual, sin duda que la comunicación es uno de los factores clave para que todo funcione sin problemas.
