Tecnología de Espacio Abierto obliga a la autoorganización y permite abordar un desafío complejo común
El propósito de Tecnología de Espacio Abierto es desatar la acción y el liderazgo en grupos de cualquier tamaño. Lo hace reuniendo a un gran grupo de participantes que están comprometidos a abordar un problema complejo y dándoles total libertad para determinar la agenda, los temas y la participación.
Espacio Abierto permite que todos sean incluidos en la construcción de agendas y el abordaje de temas que son importantes para ellos. Habiendo co-creado la agenda y libres para seguir su pasión, las personas rápidamente asumirán la responsabilidad de resolver problemas y tomar medidas.
Cuatro Elementos Estructurales
1. Invitación de estructuración
- Invite a la gente a venir y abordar un problema complejo
- Invite a los participantes a co-construir la agenda publicando sesiones en las que acordarán sobre temas que les apasionen.
- Invite a los participantes a unirse a cualquier sesión que les interese
2. Cómo se organiza el espacio y los materiales necesarios
- Sillas en círculos concéntricos para 10 a 1000 personas en una sala grande o espacio abierto
- Micrófonos necesarios para grupos de más de 40
- Gran agenda en blanco colocada en caballetes y rotafolios, papel tapiz largo o pizarra blanca
- Programe para incluir espacios para suficientes sesiones simultáneas para acomodar lo que probablemente surja dado el desafío y la cantidad de participantes. (Una regla general es que 3 de cada 10 participantes publicarán una sesión, por ejemplo, habrá 15 sesiones publicadas por 50 participantes).
3. Cómo se distribuye la participación
- Todos los que se preocupan por el desafío en cuestión y aceptan la invitación de los organizadores están incluidos.
- Todos tienen la misma oportunidad de contribuir.
- La “Ley de los Dos Pies” rige la participación de todos los asistentes en las distintas sesiones. Dice: “Ve y asiste a la sesión que quieras, pero si te encuentras en una sesión en la que no estás aprendiendo o contribuyendo, ¡usa tus dos pies!”
4. Secuencia de pasos y asignación de tiempo
| Forma Corta (90 minutos total) | Forma Larga (Hasta 3 días) | |
|---|---|---|
| El líder y/o facilitador presenta 5 min. 20-45 min. el concepto y la mecánica del Espacio Abierto, incluida la Ley de los Dos Pies y sus Cuatro Principios. | 5 min. | 20-45 min. |
| Se abre el “Mercado”: los participantes proponen temas más una hora y un lugar para que los grupos se reúnan. | 15 mi. | 20-30 min. |
| Los convocantes facilitan las sesiones; los grupos desarrollan recomendaciones y planes de acción. Se toman notas y se publican o fijan. | 2 rondas de 30 min. o 1 ronda de 60 min. | Varias rondas de 60-90 min. |
| Informe, actas distribuidas y cierre. | 10 min. | 60 min. diario |
Propósitos y Objetivos
- En un Espacio Abierto, las personas van donde sienten que pueden contribuir más
- Su naturaleza hace que esta estructura sea una excelente manera de impulsar la autoorganización dentro de grupos de cualquier tamaño
- Tiene el potencial de involucrar verdaderamente a todos en el abordaje de un problema complejo
- Todos tienen la libertad de llamar la atención sobre un tema que quieran explorar con más detalle
- Cada persona puede plantear preguntas, desafíos e ideas
- Debido a que la agenda es creada por los participantes, todos se sentirán más comprometidos como resultado
- Las personas asumirán la responsabilidad de resolver los problemas rápidamente y pasarán a la acción sin necesidad de un control central
- Generar acción y generar energía, compromiso y liderazgo compartido
- Asegúrese de que TODOS los temas que son más importantes para los participantes se planteen, se incluyan en la agenda y se aborden
Consejos
- La tecnología de espacio abierto es particularmente poderosa cuando se usa con grupos grandes. Es posible usarlo incluso con cientos de participantes simultáneamente
- Un desafío convincente y una invitación atractiva son requisitos clave
- Redactar todos los procedimientos en un solo documento, completado y distribuido/compartido inmediatamente durante la reunión
- El facilitador debe presentar la Ley de los Dos Pies y la mecánica del Espacio Abierto de una manera seriamente entretenida
- Como facilitador, observe cuando forma un juicio (sobre lo que está bien o mal) o una idea sobre cómo puede ayudar, luego “déjelo ir”
Ejemplos
- Para reuniones de gestión de todo tipo
- Inmediatamente después de una fusión, para reunir a todos los empleados de ambas empresas para dar forma a los próximos pasos y actuar juntos
- Para compartir prototipos de innovación de IT y desencadenar acciones colaborativas entre beneficiarios ampliamente distribuidos
