Especificaciones Mínimas para Especificar Sólo lo Absoluto
Especificaciones Mínimas es una técnica de estructura liberadora que ayuda a los grupos a descubrir lo que es absolutamente esencial y limpia el desorden. Las Estructuras Liberadoras son técnicas de facilitación que permiten involucrar a todos en un grupo, desde extrovertidos hasta introvertidos y desde líderes hasta seguidores.
Esta técnica ofrece un buen equilibrio entre explorar primero todo el campo de lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer, y luego reducir agresivamente a lo que es absolutamente esencial. Lo hace de una manera que permite que todos participen activamente.
Respetar las especificaciones mínimas garantizará que las innovaciones tengan un propósito y sean responsables. Al igual que los Diez Mandamientos, las especificaciones mínimas permiten restricciones: detallan solo lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer.
A menudo, de dos a cinco especificaciones mínimas son suficientes para impulsar el rendimiento al agregar más libertad y más responsabilidad a la comprensión del grupo de lo que debe hacer para progresar.
A partir de su experiencia en el campo, los participantes dan forma y adaptan las especificaciones mínimas juntos, trabajando como uno solo.
Cuatro Elementos Estructurales
1. Invitación de estructuración
- En el contexto de una actividad desafiante, una nueva iniciativa o un cuello de botella estratégico, invite a los participantes a generar primero la lista completa de todas las cosas que deben y no deben hacer a las que deben prestar atención para lograr un resultado exitoso. Esta es la lista de especificaciones máximas.
- Después de que se haya desarrollado la lista de especificaciones máximas, pida a los participantes que la reduzcan al mínimo absoluto necesario para lograr su propósito. Invítelos a revisar la lista, un elemento a la vez, y elimine todas las reglas que obtengan una respuesta positiva a la pregunta: «Si rompiéramos o ignoráramos esta regla, ¿podríamos lograr nuestro propósito?»
2. Cómo se organiza el espacio y los materiales necesarios
- Grupos de 4 a 7 sillas alrededor de mesas pequeñas
- Papel para registrar las especificaciones máximas y mínimas
3. Cómo se distribuye la participación
- Todos los involucrados en la actividad o programa pueden participar
- Todos tienen la misma oportunidad de contribuir.
4. Secuencia de pasos y asignación de tiempo
- Genere la lista de todas las actividades que debe y no debe hacer (especificaciones máximas), al principio solo durante un minuto, luego consolide y amplíe en el grupo pequeño durante cinco minutos. Haz una lista lo más completa posible en poco tiempo. 6 minutos
- Cada grupo pequeño prueba cada especificación en su lista (máxima) contra la declaración de propósito. Si se puede violar la especificación y aun así se logra el propósito, la especificación se elimina de la lista. 15 minutos.
- Haga una segunda ronda si es necesario. 15 minutos.
- Compare entre grupos pequeños y consolide en la lista más corta. 15 minutos.
Propósitos y Objetivos
- Evaluar y decidir lo que es absolutamente esencial para el éxito
- Espacio abierto para nuevas posibilidades
- Enfocar o redirigir recursos y energías donde importa
- Simplifique la estrategia en mercados de rápido movimiento
Consejos
- Incluya a tantas personas y partes interesadas como sea posible. Al obtener tantos «cerebros en la sala» como sea posible, puede aprovechar todo el potencial del grupo.
- Asegúrate de comenzar con un desafío atractivo y claramente definido para obtener el mejor resultado. Vale la pena pasar un tiempo con el grupo para definir el desafío. – Escribir el desafío en un rotafolio que es visible durante todo el ejercicio.
- Haga rondas adicionales según sea necesario
- Dar más peso a la experiencia directa en el campo que al conocimiento conceptual
- Mantenga vivas las especificaciones mínimas adaptándolas en función de las experiencias de campo
- Si los grupos tienen dificultades, es posible que deba volver atrás para aclarar el propósito y asegurarse de que se trata de lo que es realmente importante.
