Dinámica Simulación de Gestión de Crisis

Dinámica de Resolución de Problemas

Objetivo de la dinámica Simulación de Gestión de Crisis:
– Practicar y desarrollar habilidades para resolución rápida de problemas
– Ejercitar la comunicación eficaz y el liderazgo decisivo
– Identificar como reaccionamos bajo presión

Desarrollo

La dinámica simulación de gestión de crisis tiene como objetivo practicar un liderazgo decisivo, una comunicación eficaz y habilidades para la resolución rápida de problemas. Las personas experimentarán la imprevisibilidad y la presión de gestionar un gran evento durante una crisis.

Los participantes se dividirán en grupos, asumiendo roles en un escenario en el que deben gestionar una crisis en un evento grande, como un evento climático repentino, la cancelación de un orador principal o un corte de energía. El objetivo es que cada equipo diseñe y ejecute rápidamente un plan de respuesta que cubra la comunicación con las partes interesadas, la planificación de contingencias y la reasignación de recursos.

Prepare tarjetas de escenarios de crisis con anticipación, cada una de las cuales describe una situación de crisis diferente que podría ocurrir de manera realista durante un evento grande (a continuación damos algunos ejemplos). Cree tarjetas de funciones para varios puestos dentro de un equipo de gestión de eventos, como coordinador de eventos, responsable de comunicación, director de logística, etc.

Reunir al grupo y dividirlos en pequeños grupos de cuatro personas. Dentro de cada grupo, distribuye las tarjetas de roles para que cada persona asuma un puesto específico dentro del equipo de gestión del evento.

Entregue una tarjeta de escenario de crisis a cada grupo. Cada grupo debe recibir un escenario diferente para garantizar una variedad de experiencias de aprendizaje.

Explique los objetivos y resultados esperados del escenario a cada grupo. Aclare cualquier pregunta sobre los roles o la situación de crisis descrita en su tarjeta de escenario.

Proporcione a cada grupo los materiales necesarios para crear su plan de respuesta, como rotafolios, marcadores y notas adhesivas. Estos materiales les ayudarán a generar ideas, planificar y presentar sus soluciones.

Asigne 30 minutos para el ejercicio. Reúna a todos nuevamente y pida a cada grupo que presente brevemente su escenario a todo el grupo.

Anime a todos a discutir el enfoque de cada grupo después de presentarlo.

Ejemplo de tarjetas de escenario para el ejercicio

Estas tarjetas de escenarios están diseñadas para desafiar a las personas y ayudarlas a capacitarse en gestión de crisis.

• Evento climático repentino: se emite una advertencia de tormenta severa una hora antes de que comience el evento al aire libre, lo que amenaza la seguridad y la continuación del evento. Debe decidir acciones inmediatas para proteger a los asistentes y si reubicar, posponer o cancelar el evento.
• Cancelación del orador principal: el orador principal de la conferencia cancela en el último minuto debido a una emergencia médica. Necesita encontrar rápidamente un orador de reemplazo, ajustar el calendario del evento y comunicar los cambios a los asistentes sin causar pánico o insatisfacción.
• Corte de energía: Se produce un corte de energía repentino en el lugar durante el evento, que afecta la iluminación, la calefacción y el equipo audiovisual. Debe gestionar la situación para garantizar la seguridad, mantener informados a los asistentes y encontrar soluciones alternativas para continuar el evento sin problemas.
• Fallo tecnológico: El sistema de registro y check-in en línea falla la mañana del evento, lo que provoca retrasos y confusión. Debe implementar rápidamente un proceso manual, gestionar las frustraciones de los asistentes y solucionar los problemas del sistema.

Dinámica Simulación de Gestión de Crisis
IDEAS PARA EL MOMENTO DE REFLEXIÓN Y DEBATE

Después del ejercicio, lidere una discusión para reflexionar sobre la experiencia y las lecciones aprendidas.

¿Cómo priorizaron las acciones iniciales en respuesta a la crisis?. ¿De qué manera la comunicación efectiva jugó un papel en la respuesta de los equipos?, ¿Y la escucha activa?. ¿Cómo adaptaron el plan para solucionar o minimizar el impacto de los elementos inesperados del escenario?

Reflexionar sobre el liderazgo observado durante el ejercicio. ¿Qué estilos fueron más efectivos y por qué?. ¿Cómo se podría haber mejorado el plan de respuesta con más tiempo o recursos?

¿Qué lecciones pueden aprender de esta simulación?

Dinámica Simulación de Gestión de Crisis posibilita trabajar sobre los siguientes temas: pensamiento lateral, situación, liderazgo, escucha activa, organización, interacción, responsabilidad, roles, conducta, conflicto, comunicación efectiva, retroalimentación